病院やクリニックで、患者の待ち時間短縮や混雑緩和による院内感染対策として「予約システム」の導入を検討するところもあるでしょう。この予約システムは、電子カルテと連動させるとさらに利便性が増すとされているため、電子カルテと連動できるものを選ぶべきです。
この記事では、予約システム導入によるメリット・デメリットとともに、予約システムの選び方について、簡単に、わかりやすく解説します。

予約システムとは

医療機関における予約システムとは、患者自身がインターネット上で来院予約を取れる仕組みのことです。かつては、電話や来院時に次回予約を取る形式が一般的でしたが、インターネットが普及したことで予約システムを導入する医療機関が増えています。

予約システムは「順番制」「時間制」の2つに大別され、どちらのタイプを導入したほうが良いかは医療機関の環境によって異なります。
先着順に予約を取るタイプの「順番予約」は、患者数が多い医療機関向きです。対して、日時を指定して予約を取るタイプの「時間予約」は、患者数やリピート数を増やしたいと考えている医療機関に適しています。
時間予約は「この時間に診察が受けられる」という約束をすることになるので、患者の満足度を高めリピートにつながるメリットがありますが、患者数の増加などで約束した時間での診察が担保できなくなってしまうと満足度が下がり患者が離反してしまいます。

どちらのタイプを選ぶかでクリニックの経営にも影響を与えるため、慎重に検討しましょう。

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入する医療機関が増えているのは、医師・患者・スタッフそれぞれにとってメリットがあるからです。ここでは、医療機関が予約システムを導入するメリットについて説明します。

患者の待ち時間を減らせる

予約システムを導入することで、患者の待ち時間を減らし、院内の混雑を緩和できるようになります。時間制の予約システムであれば、患者は自身の予約時間がくるまでの時間を有効活用できます。診療時間が確定しない順番制の予約システムであっても、「自分の順番まであと○人」ということは把握できるため、待ち時間の予測を立てることができます。

また、曜日や時間帯ごとの混雑状況を患者側でも把握できるようにすることで、患者自身が混雑しないタイミングを選択するようになります。すると、院内の混雑状況が平準化されて診察がスムーズになり、患者の満足度は自然と向上するでしょう。

受付業務が効率化できる

医療機関の受付業務において、来院予約に関する電話応対は時間を要してしまいます。予約システムを導入し、24時間いつでもインターネット上で来院予約を取れるようにすることで、かかってくる電話の数を減らすことができるでしょう。
また、「予約優先」と標榜して事前の予約を促すことにより来院予定の患者情報が取得できるので、受付業務を効率化することもできます。

予約システムの種類によっては、日ごとの予約人数をリアルタイムで把握できたり、後述のように患者の診療情報が電子カルテに反映できるものもあるため、さらなる業務の効率化が期待できるでしょう。

電子カルテと連動できる

電子カルテと連動する予約システムを導入すれば、来院予約が入った患者の診療情報をすぐに確認でき、「この患者にはどういう病歴があるか」「どんな事情で来院したのか」などの事情を把握しやすくなります。予約情報と電子カルテとの連動によって、受付スタッフや医師・看護師の負担が減り、スムーズで余裕のある診察を行えます。

予約システムを導入するデメリット

メリットの多い予約システムですが、一方でデメリットもあります。自身の医療機関に導入するかは、メリットだけでなくデメリットも把握したうえで判断すべきでしょう。
ここでは、医療機関が予約システムを導入するデメリットについて説明します。

コストがかかる

予約システム導入のデメリットの1つは、初期費用や月額利用料などのコストがかかることです。専用の端末が必要な場合はその購入費がかかったり、電子カルテとの連動で別料金がかかったりすることもあります。
クラウド型電子カルテ「きりんカルテ」では、予約機能を追加費用なしで利用できます。できるだけコストを抑えたいのであれば、予約機能を追加費用なしで利用できる電子カルテを導入するのも一つの手段です。

さらに、スタッフが予約システムの操作を覚えたり、トラブル時の対応を教育・訓練したりといった人的コストもかかります。そのため、使い勝手も考慮したうえで選ぶことも必要です。

予約システムを扱えない患者もいる

インターネット上で来院予約が取れる予約システムは便利ですが、デジタル慣れしていない人にとっては扱いが難しいツールといえます。特に高齢の患者が多い医療機関では、電話や対面で予約を取る人のほうが多くなるでしょう。
そうした場合には、電話や対面での予約と並行しながら予約システムを運用するのがおすすめです。システムによっては予約情報の手動登録に対応しているものもあるため、従来通りの予約の取り方を継続しつつ予約システムのメリットを享受できます。

予約システムは便利な半面、コストや使い勝手などについて慎重に検討しなければ、経営や業務効率に悪影響をおよぼす可能性があります。そのため、メリット・デメリットの両方を理解したうえで、どのシステムを導入するか判断しましょう。

電子カルテとの連動に適した予約システムを選ぶポイント

予約システムは数多くの種類が提供されているため、どれが自身の医療機関に合ったものなのか悩んでいる人もいるでしょう。電子カルテとの連動を検討している場合はなおさらです。予約システム導入の際は、以下のポイントを意識して比較・検討してみてはいかがでしょうか。

導入予定・導入中の電子カルテと連動できるか

予約システムのなかには、単独運用しかできないタイプもあります。そのため、電子カルテとの連動を検討しているのであれば、他のシステムと連動可能なタイプであるかを確認しましょう。また、連動可能であったとしても、連動作業が煩雑だったり、連動にかかる費用が高額だったりすることもあるため、様々な面から比較・選択する必要があります。

患者・スタッフともに使いやすいか

予約システムのユーザーインターフェース（UI）は、利用する人が直感的に操作できるものであることが望ましいです。特に、患者は来院予約を取るたびに予約システムを利用することになるため、使いやすいものでなければストレスを感じてしまいます。また、管理画面が複雑で使いにくいと、スタッフにとって操作がストレスとなってしまいます。
患者とスタッフ双方にとって使用しやすいものであるかという視点で選定することが重要です。

診療スタイルに合った予約設定ができるか

システム導入に先立って、まずは自身の医療機関には「順番予約」と「時間予約」のどちらを採用するのか、予約システムからのキャンセルや日時変更にも対応したいのかなど、予約診療の体制について検討しておくことが重要です。
想定している予約診療体制を整えるために必要な機能をリストアップして比較検討することで、自院に適したシステムを選定しやすくなるでしょう。

セキュリティ対策やサポート体制が整っているか

予約システムは患者の名前や連絡先といった個人情報を扱うツールであるため、セキュリティ面での注意が必要になります。そのため、きちんとしたセキュリティ対策が取られているものであるかを確認しましょう。
また、電子カルテと予約システムの連動を検討している場合は、導入時に連携に関しても必要に応じてサポートしてもらえる体制が整っているかも確認しておきましょう。

自身の医療機関の規模や環境を考慮せずに予約システムを選んでしまうと、望んだ成果を得られません。一度導入すると変更することは難しいため、ここで解説したポイントを参考にして慎重に選ぶようにしましょう。

電子カルテと予約システムの連動で診療を効率化させよう

近年は医療業界でもICTの活用が進んでいるため、電子カルテや予約システムの導入を検討する医療機関も増えています。

きりんカルテでは、追加費用なしで利用できる予約機能を備えた電子カルテシステムを提供しています。電子カルテとともに予約システムの導入も検討されている方は、きりんカルテの予約機能をぜひご確認ください。
きりんカルテの予約機能ページはこちら

電子カルテについてはこちらの記事でもまとめていますので、併せてご覧ください。
「電子カルテとは？概要や導入するメリット、移行手順をわかりやすく解説」