カルテZERO 操作マニュアル

患者登録

このマニュアルでは新規で患者様が来院した場合の患者情報登録を中心に説明します。

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患者登録 デモムービー

  

目次

カルテZERO操作マニュアル

患者登録

ver2.2

目次

新規患者登録・・・・・・・・・・・・・・・・・4
受付登録・・・・・・・・・・・・・・・・・12

Practice1

Practice2

外来受付リスト・・・・・・・・・・・・・・・・・14

Practice3

保険登録・・・・・・・・・・・・・・・・・17

Practice4

公費登録・・・・・・・・・・・・・・・・・21
患者メモ・タスク・・・・・・・・・・・・・・・・・34

Practice5

絞り込み検索機能・・・・・・・・・・・・・・・・・39
カルテ履歴確認・・・・・・・・・・・・・・・・・41

Practice6

カルテ印刷・・・・・・・・・・・・・・・・・43
10カルテ検索・・・・・・・・・・・・・・・・・49
11ログ検索・・・・・・・・・・・・・・・・・57

Practice ⇒ 練習問題を記載しています。

アイコン・ボタン説明

『カルテZERO』内や操作マニュアル内で共通して表示されるアイコンやボタンについて、それぞれの呼び方と内容についての説明です。

メッセージ
アイコン

同じクリニックのユーザー同士でメッセージを送るときに使用します。

アカウント
アイコン

ユーザーメニューを操作するときに使用します。

編集アイコン

タイムライン入力画面、オーダー編集やマスタメンテナンス画面などで選択した項目内容を編集するときに使用します。

ゴミ箱アイコン

タイムライン入力画面、オーダー編集やマスタメンテナンス画面などで選択した項目を削除するときに使用します。

カルテを開く
アイコン

カルテを開くときに使用します。

リスト更新
ボタン

受付リストを更新するときに使用します。

新規患者登録
アイコン

新規に患者様を登録するときに使用します。

カレンダー
ボタン

カレンダーを表示するときに使用します。

虫眼鏡ボタン

患者様やカルテ、薬剤、オーダーを検索するときに使用します。

薬剤情報ボタン

薬剤情報を確認するときに使用します。

使い方 患者登録

新規でいらした患者様に対して、患者登録をしてみましょう。

画面左上の[新規患者登録]ボタンをクリックしてください。

【患者登録画面構成】


姓名、姓名カナ、生年月日などの必要情報を入力していきます。
入力が終わったら、[登録する]または[登録&受付]をクリックします。
[登録する]をクリックすると、患者登録画面を終了します。
[登録&受付]をクリックすると内容を登録後、受付登録画面が開きます。

本ページでは内容を登録後、受付まで行います。[登録&受付]画面を開いてください。

生年月日については、入力方法が3つあります。次に確認していきましょう。

1-1 生年月日の入力方法

例) 1967年4月6日生まれの場合

(1) 西暦で入力する方法(半角入力)
⇒ 19670406と入力すると、1967年4月6日

(2) 元号を和暦記号で入力する方法(半角入力)
⇒ S420406と入力すると、昭和42年4月6日
M:明治 T:大正 S:昭和 H:平成 (小文字も可)

(3) 元号を数字記号に置き換えて入力する方法(半角入力)
1:明治 2:大正 3:昭和 4:平成
⇒ 3420406と入力すると、昭和42年4月6日

1-2 テスト患者フラグについて

テスト患者をクリックすると、テスト患者として登録されます。
テスト患者の場合、レセプトデータは作成されません。
入力練習用患者としてご使用ください。
※テスト患者で入力しても、本番環境で入力した内容のログ(いつだれがどのような登録をしたかの記録)を削除することはできません。

1-3 患者番号を指定して新規患者登録をしたい場合

患者番号は通常自動採番(自動的に番号を付与)されますが、任意の番号を指定して登録することもできます。

例)診察券番号を120番として新規患者登録する方法

(1)[番号指定]をクリックしてください。

(2) 「診察券番号」に、指定したい診察券番号を入力してください。
  (例では、診察券番号に120と入力)
(3) [登録&受付]をクリックしてください。

1-4 患者番号指定を中止したい場合

患者番号指定を途中で中止し、自動採番にしたい場合は、[指定取消]をクリックして、[登録&受付]をクリックしてください。

1-5 登録した診察券番号を変更したい場合

変更したい患者様を検索し、受付画面右側の[プロファイル]をクリックしてください。


(1) [再発行]をクリックしてください。

(例)診察券番号を120番から1番へ変更したいとき
(2) 新診察券番号に変更したい番号を入力して下さい。
(3) [再発行する]をクリックしてください。

(4) [OK]をクリックしてください。

1-6 同姓同名リスト確認画面


患者登録時に同姓同名の患者様がいらっしゃる場合、次の画面が表示されます。
同一患者でないことを確認後、[登録&受付]をクリックしてください。

受付登録

患者登録後、[登録&受付]ボタンをクリックすると、「外来受付登録」画面が開きます。
再来の患者様の場合、患者検索後、画面右側の[受付する]ボタンをクリックしてください。

【すでに登録されている患者様を受付登録する場合】

【受付登録画面構成】

受付番号(任意入力)、診療科、診療種別(複数選択可)、患者位置、担当医師を入力後、[受付する]ボタンをクリックしてください。
受付が完了すると、外来受付リストに患者名が表示されます。

Practice1
以下はテストの患者情報です。
入力練習をしてみましょう。

(1)名前青森 花子(アオモリハナコ)さん
生年月日昭和45年4月13日
郵便番号〒101-0062
住所東京都千代田区神田駿河台100-200-300
(2)名前鹿児島 学(カゴシママナブ)さん
生年月日1954/6/9
郵便番号〒812-0038
住所福岡県博多市祇園町300-200-100

Practice2
Practice1で登録した患者様で受付登録をしてみましょう。

外来受付リスト

続いて、受付リスト画面の説明構成について説明いたします。

【外来受付リスト確認】

1 「受付患者」がリスト化されてます。

]をクリックするとリストを隠します。
]をクリックするとリストを表示します。

2]ボタンをクリックすると全リストが更新されます。

〈受付内容編集〉

間違って受け付けた患者様の受付を取り消したり、受付内容を編集したい場合は、受付患者様をクリックし、表示された[](編集アイコン)をクリックしてください。

編集アイコンをクリックすると、患者様の受付状況の編集画面が表示されます。

受付を取り消したい場合は、[削除]ボタンをクリックしてください。
受付内容に変更があった場合は、内容変更後、[編集する]ボタンをクリックしてください。

【緊急フラグにチェックを入れた場合】

緊急優先フラグ患者には、背景色が橙色に、変化します。
また受け付け順が優先的に高くなります。

【外来受付リスト構成要素】


外来受付リスト下には、「会計待ちリスト」が表示されており、診察が完了し、医事課会計待ちの患者様一覧が表示されます。
患者様のステータスは、「診察済み」というオレンジのアイコンで表示されています。

会計待ちリストの下には、「会計済みリスト」が表示されており、医事課の会計が終了した患者様の一覧が表示されます。
患者様のステータスは「会計終了」というグレーのアイコンで表示されています。

【患者位置について】


「患者位置」は受付リスト上で変更することが可能です。
患者様が今どこにいるのかを設定することが可能です。

Practice3
Practice2で登録した患者様を受付リストで確認してみましょう。

保険登録

受付登録が終了したら、引き続き保険情報を登録していきましょう。

外来受付リストから患者様を選択し、画面右側の「受付サイドメニュー」から、[プロファイル]をクリックしてください。

プロファイル画面が開いたら、画面中央の「保険・公費情報」のタブをクリックして、保険情報を登録していきましょう。


(1) 保険者番号を入力してください。
(2) 記号を入力してください。
(3) 番号を入力してください。
(4) 本人家族を入力してください。
(5) 被保険者名を入力してください。
(6) [登録する]をクリックしてください。

※被保険者氏名が本人以外の場合は、一度登録後に変更可能となります。


(7) 現在登録されている保険から切り替えて登録する場合は、有効期限を入力してください。
(8) [登録する]をクリックしてください。
(9) [追加]ボタンをクリックし、新しい保険を登録していきます。

プロファイル画面の注意点

プロファイル画面で、内容を編集中にタブを切り替える場合は、いったん[登録する]ボタンをクリックしてください。
[登録する]ボタンを押さずに、違うタブに切り替えた場合、編集途中の内容は破棄されてしまいます。

Practice4
受付で受診を待たれているテスト患者様に対して、保険情報を登録していきましょう。

(1)名前青森 花子(アオモリハナコ)さん
保険138529
記号52-22
番号7211
(2)名前鹿児島 学(カゴシママナブ)さん
保険01130012
記号87654321
番号123456

以上で、「新規患者様来院⇒患者様登録⇒受付登録⇒受付リスト確認⇒保険登録」までの流れは終了いたしました。
続いて、患者様への注意事項などを登録していきましょう。

公費登録

医療費の助成がある患者様が来院した場合は、お持ちになった受給者証をもとに医療費の助成を反映させるために公費の登録を行う必要があります。

5-1.公費全般の登録
5-2.選択する地方公費の確認方法

〈1〉受給者証の登録

公費を登録したい場合は、「プロファイル」より保険・公費情報タブ右上の「追加」を選択します。

負担者番号を入力します。

「公費の種類」を選択します。


《留意点》
地方公費の登録の場合、受給者証に記載されている内容に合致する「公費の種類」を、日本医師会ORCA管理機構WEBサイトの資料を参考に選択して登録します。確認手順は5-2.選択する地方公費の確認方法をご参照ください。

受給者番号を入力します。

適用期間を入力します。

「登録する」を選択します。

〈2〉負担限度額の登録

公費の負担限度額の登録方法についてご説明いたします。
こちらの作業は、主に自立支援医療や難病医療のように個人で負担金額が異なる公費を登録する場合に入力が必要です。

例:自立支援医療(精神通院医療)を登録する場合

所得者情報タブを選択します。

「公費負担額」横にあるプルダウンから公費の種類を選択します。

右上の「追加」を選択します。

「適用期間」を入力します。公費の上限額がひと月での区切りとなるため、こちらの日付もひと月ごとに登録が必要となります。

「入外上限額」を入力します。患者様の受給者証に記載のある負担上限額を入力します。

「他一部負担金累計」を入力します。患者様の受給者証に記載のある当月の負担額を入力します。

〈留意点〉
・「他一部負担累計」には、該当月に他医療機関や薬局で支払った金額の合計金額をご入力ください。
・自院での負担金は自動的に合算されますので、入力する金額は他院分のみとしてください。

「登録する」を選択します。

次月も同じ上限額の内容としてコピーを行いたい場合は「次月複写」を選択します。



※患者様の当月の負担状況(他医療機関と当クリニックの累計)は、「他一部負担入力」よりご確認いただけます。

5-2選択する地方公費の確認方法

市町村で特定の医療費に対して助成を行っている場合があります。カルテZEROは日本医師会ORCA管理機構が提供している地方公費の情報を反映しています。そのため、日本医師会ORCA管理機構のWEBサイトに公開されている都道府県ごとの公費一覧の中から、受給者証の助成内容に対して適切な公費の種類を選択して登録します。
登録の手順については5-1.〈1〉受給者証の登録をご参照ください。

〈1〉「公費の種類」の確認方法
〈2〉マスタ登録設定ガイドの詳細説明

〈1〉「公費の種類」の確認方法

患者様がお持ちの受給者証の助成内容を確認します。

患者様がお持ちになった受給者証を見て、月にご負担いただく金額の上限がいくらまでなのか、月内何回までの診療までは負担があるのか等を確認します。

日本医師会ORCA管理機構のWEBサイトから該当都道府県のマスタ登録設定ガイドを確認します。

カルテZEROは日本医師会ORCA管理機構の情報を元に、公費情報を設定しています。

https://www.orca.med.or.jp/receipt/chihoukouhi/
※上記URLを表示すると、日本医師会ORCA管理機構のページが表示されます。

画面下部の「■都道府県ごとの提供状況」に各都道府県別のリンクがありますので、該当の都道府県を選択します。

「マスタ登録設定ガイド」という項目がありますので、そのリンクを選択します。


《注意点》
マスタ登録設定ガイドは公費の更新内容によっては、日付や市町村名で分かれていることがあります。診療日などで判断して適切な資料を確認してください。

マスタ登録設定ガイドには各種項目の記載が一覧で掲載されています。


※項目の詳細な説明は〈2〉マスタ登録設定ガイドの詳細説明をご確認ください。

助成内容を確認して、一覧から該当する公費の保険番号と短縮制度名を確認します。

※患者様の年齢、受給者証に記載の法別番号、一ヶ月の負担上限額、レセプト印刷(請求)等の情報を元に適切な公費の種類をご選択ください。

〈2〉マスタ登録設定ガイドの詳細説明

マスタ登録設定ガイドの記載内容は、項目ごとに下記の内容を表しています。

■保険番号

カルテZEROの「公費の種類」で選択する3桁の番号です。

■法別番号

負担者番号の先頭2桁の数字です。
※異なる場合もあります。

■短縮制度名

カルテZEROでお会計時の保険選択時に表示される名称です。
※地域名が入ることもありますが、他のご住所の方でも登録は可能です。
公費の法別番号や助成内容からご判断ください。

■保険公費種別区分

他保険との併用が発生するかを表しています。
・6・・・他保険との併用算定は発生しません。
・7・・・他保険との併用算定が発生します。

■法別番号チェック区分
■検証番号チェック区分
■受給者検証番号チェック区分

この3項目については内部チェック処理に使用する項目です。

■公費主保区分

他の公費と合わせて登録が必要な公費かどうかを表します。
・2・・・他の公費の補助的な公費を表します。主に限定保険番号欄に書かれている公費と合わせて登録が必要です。
・3・・・該当公費の登録だけで問題ありません。

■限定保険番号

こちらに記載がある場合は、その番号の公費を先に登録する必要があります。
(例:選択する公費に保険番号021とある場合は、公費の種類「021精神通院」の公費もご登録いただくことで、併用のお会計が可能となります。)

■年齢(開始―終了)

該当の公費を適用できる開始年齢と終了年齢です。

■点数単価

保険点数1点を何円で請求するかの数字となります。通常10と記載されています。

■レセプト負担金額

レセプトへ記載する金額を1円単位まで記載するかどうかを下記の数字で表しています。
・1・・・10円未満を四捨五入して記載します。
・2・・・10円未満を四捨五入せずに記載します。

■レセプト請求(印刷)

公費の負担者番号などを、レセプトに記載を行うか下記の数字で表しています。
主保険と該当の公費の組み合わせにより印刷の可否を表しています。
・0・・・国保、広域連合のレセプトに印刷します。
・1・・・社保との併用に限り印刷します。
・2・・・国保か広域連合との併用に限り印刷します。
・3・・・社保、国保、広域連合ともに印刷しません。
・4・・・国保との併用に限り印刷します。
・5・・・広域連合との併用に限り印刷します。

《留意点》
上記の略称は下記の主保険を表しています。
・国保・・・国民健康保険
・社保・・・社会保険
・広域連合・・・後期高齢者保険

■レセプト記載

地方公費に月額上限負担限度額が設定されている場合において、限度額に満たない月のレセプトに公費分の記載を行うかどうかを下記の数字で表しています。
・0・・・負担上限未満を記載します。
・1・・・負担上限未満を記載しません。

■外来負担区分

外来受診時に患者の負担について、どのように計算するかを表しています。
・1・・・患者負担あり
・2・・・患者負担なし
・3・・・患者負担あり(固定)※主に償還払いの公費で使用されます。

■1回負担割合
■1回固定額
■1回上限額
■1日上限額
■1日上限回数
■1月院内上限額
■1月院外上限額
■1月上限回数

それぞれ公費に設定された上限額、回数など表しています。0の場合は、上限を設定していないことを表します。

■薬剤負担区分

薬剤に対しての負担をどのように処理するかを表しています。
※ほぼすべての公費が0と表記されておりますが、これは公費での特別な処理がないことを表しています。

ここからは入院でのご診療の場合の設定内容となります。カルテZEROは外来や往診に対応したシステムですので、以下の項目は対応しておりません。

■入院負担区分

外来受診時に患者の負担について、どのように計算するかを表しています。
・1・・・患者負担あり
・2・・・患者負担なし
・3・・・患者負担あり(固定)※主に償還払いの公費で使用されます。

■1回負担割合
■1回固定額
■1回上限額
■1日上限額
■1日上限回数
■1月院内上限額
■1月院外上限額
■1月上限回数

それぞれ公費に設定された上限額、回数など表しています。0の場合は、上限を設定していないことを表します。

■食事療養費

入院時の食事療養費について患者様の負担が発生するかを表しています。

《留意点》
・地方公費について、どの内容を選択すべきか弊社では明確な回答はできません。医療費の助成制度に関するご質問は、受給者証に記載されている発行元へお尋ねください。

・地方公費について、どの内容を選択すべきか弊社では明確な回答はできません。医療費の助成制度に関するご質問は、受給者証に記載されている発行元へお尋ねください。

・クリニックの所在地以外の都道府県の地方公費はご利用になれません。
※一部利用が可能な他県公費についてはマスタ登録設定ガイドに記載されています。

・短縮制度名に特定の地名が記載されているものについて、法別番号と助成内容など受給者証の内容と一致する場合は、地名以外のご住所の患者様でもお使いいただけます。

患者メモ・タスク

患者様に関して、注意事項等を記録することができます。
記録したい患者様の患者プロファイル画面(前項参照)から、「患者メモ・タスク」をクリックします。

6-1 患者メモ欄に登録する場合

患者様に対する注意事項などを登録する画面です。
患者メモ欄右上の[追加]ボタンをクリックしてください。


患者メモ欄に「記入日」、「カテゴリ」、「メモ」、「星印」、「基本情報表示」を選択して、[登録する]ボタンをクリックしてください。

カテゴリについて

カテゴリ欄をクリックしたときに表示される、[▼]をクリックすると、登録されたカテゴリから選択できます。

このカテゴリに値がない場合は、直接入力することも可能です。

患者メモ登録時に、「★」を登録した場合は、外来受付リストなどに名前が表示されるときに、名前の左横にも「★」が表示されます。
また、患者メモが登録されていると、患者選択時に表示される患者情報欄で、ステータスに「患者メモ」という黄色いアイコンが表示され、患者メモに残した内容が表示されます。「★」を登録した場合も、「★」が表示されます。

6-2 患者タスク欄に登録する場合

患者タスク欄は患者様への連絡事項と、連絡手段等を登録する画面です。
患者タスク欄に追加する場合、患者タスク欄右上の[追加]ボタンをクリックしてください。

対応予定日、カテゴリ、連絡手段、対応状況、対応者、ステータス、コメントをメモ欄と同様に入力し、[登録する]をクリックしてください。


⇒登録したメモ、タスクを編集する場合は、青い鉛筆マークをクリックすると、編集画面が開きます。

Practice5 患者メモ・タスク
患者メモ欄に患者メモを登録してみましょう。 患者タスク欄にタスクを登録してみましょう。

絞込み検索機能

続いて、患者様再来院時の流れをみていきましょう。
まず初めに、来院された患者様情報を検索します。
画面上部の検索バーに、患者情報を入力し、検索していきましょう。

【検索手順】

・「診察券番号」、「生年月日」、「姓」、「名」、「姓カナ」、「名カナ」のうち、任意の項目、もしくは何も入力せずに[検索]ボタンを押下します。
*何も入力しなかった場合、全件検索を行います。

・[全てクリア]を押下すると、入力した条件が全てクリアされます。
*すでに検索している場合、検索結果はリセットされません。


(1) 絞込検索に使用した条件、検索結果の件数が表示されます。
(2) 押下するとリストを隠します。再押下でリストを表示します。

検索結果から、受付したい患者様をクリックし、画面右側の[受付する]をクリックしてください。

受付登録画面が表示されたら、上記「2.受付登録」を参考に、[受付する]ボタンをクリックしてください。

カルテ履歴確認

前回以前の診療内容が、素早く確認できます。

(1) カルテ履歴
日時エリアをクリックするとその日のカルテ履歴を表示します。

(2) カルテ履歴表示エリア
カルテ履歴が表示されます。再度日時エリアをクリックするとカルテ履歴を閉じます。
こちらの画面では表示のみとなりますので編集は出来ません。

カルテ印刷

カルテ1号用紙、2号用紙、3号用紙の印刷方法をご説明いたします。

患者様を選択し、画面右側の[プロファイル]をクリックしてください。

画面右側の[カルテ印刷]をクリックしてください。

最初は「1号用紙」が選択された状態です。
保険を選択し、「印刷」をクリックしてください。

カルテ1号用紙のプレビューが表示されます。

続いて、2号用紙を印刷しましょう。
出力したい期間を入力し、「確認」ボタンを押下してください。

「印刷」ボタンをクリックしてください。

カルテ2号用紙のプレビューが表示されます。

引き続き、カルテ3号用紙を出力してみましょう。

出力期間を入力し、「印刷」ボタンをクリックしてください。
「印刷する」をクリックしてください。

「プレビュー」をクリックしてください。

プレビューが表示されます。

10 カルテ検索

指定した条件に合う患者様やデータを検索することが可能です。

10-1 特定の患者様で指定した条件に合うデータを検索する方法


まず、検索対象の患者様を検索してください。

氏名右横の[]アイコンまたは、画面右側のメニューから[カルテを開く]をクリックしてください。


画面右上に、カルテの検索条件の指定欄が表示されます。


各項目をクリックすると、条件を指定することができます。

(1) すべて・・・保険診療と自由診療を検索対象とします。
保険診療・・・保険診療のみ検索対象とします。
自由診療・・・自由診療のみ検索対象とします。
(2) 検索文字に入力したデータを検索することができます。
Free・・・Freeに入力したものを検索対象とします。
Subjective・・・Subjectiveに入力したものを検索対象とします。
Objective・・・Objectiveに入力したものを検索対象とします。
Assesment・・・Assesmentに入力したものを検索対象とします。
Plan・・・Planに入力したものを検索対象とします。
(3) 期間(開始)・・・期間(開始日)以降のデータを検索対象とします。
期間(終了)・・・期間(終了日)以降のデータを検索対象とします。
(4)診療科・・・指定した診療科を検索対象とします。
(5)医師・・・指定した医師を検索対象とします。
(6)病名・・・後ほど、ご説明いたします。

例)「風邪」とかかれたカルテを検索したいとき

(1) 「風邪」と入力します。
(2) [検索]をクリックします。

(3) Free入力欄に「風邪」と記載されたカルテが1件表示されました。

病名の書かれたカルテを検索する


(1) 「病名」横の[](聴診器アイコン)をクリックします。

(2) 患者様に登録している病名が画面左側に表示されます。
(3) 検索したい病名を選択し(複数選択可)、真ん中の[>>]をクリックしてください。

(4) [選択]をクリックしてください。

(5) [検索]をクリックしてください。
(6) 該当するカルテのみが画面左側に表示されます。(ここでは1件)
 [カルテを開く]をクリックしてください。

(7) 開いたカルテ上で、インフルエンザが登録されていることがわかります。

10-2 指定した条件に合う患者様を検索する方法


(1) アカウントアイコンをクリックし、[カルテ検索]をクリックしてください。

2017年5月1日~2017年5月31日までに診療した人のうち、「グルコバイOD錠50mg」またはグルコバイ錠100mg」を処方された人の一覧を表示する。


検索結果をCSVに出力することもできます。



結果はこのように表示されます。

11 ログ検索

ログ検索は、だれが、いつ、何をしたという情報をユーザー様自身でご確認いただく機能となっております。

(1) 画面右上のアカウントアイコンをクリックしてください。

(2) ユーザーメニューの「管理メニュー」をクリックしてください。
※ 管理者権限のあるユーザーでログインしてください。

(3) パスワードを入力してください。
(4) ログインをクリックしてください。

(5) 画面左側の「ログ検索」をクリックしてください。

画面上部が検索条件指定エリア、画面下部が検索結果出力エリアとなっております。

【検索条件指定エリアの説明】


(1) 「操作期間」にログを出力したい日付の範囲を指定してください。
(2) 「職位」に指定した職種の操作ログが出力されます。
(3) 「操作者」指定した操作者の操作ログが出力されます。

(4) 「操作」に検索したいログのキーワードを入力し、[](ペンマーク)をクリックしてください。

(5) 入力したキーワードが下の欄に移り、検索対象となります。
※ 複数キーワード入力可能です。

(6) 「患者」に診察券番号、患者名を指定することが可能です。

(7) [検索する]をクリックすると、検索結果出力エリアに検索結果が表示されます。

(8) [ログ印刷]をクリックすると、ログの印刷画面が開きます。

(9) [印刷]ボタンで印刷をすることが可能です。