個人情報の取り扱いについて

    ■■■[個人情報の取り扱いについて]■■■

当社は、個人情報保護の重要性を深く認識するとともに、「個人情報保護方針」に従い、下記のとおり個人情報(個人識別符号、要配慮個人情報を含む。以下同じ。)を適切に取り扱います。

■個人情報取扱事業者の名称
きりんカルテシステム株式会社

■個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属および連絡先
後述の「個人情報保護に関するお問い合わせ先」をご確認ください。

■個人情報の管理体制
当社は、個人情報の取り扱いに関する社内規定を定め、当社個人情報の取り扱いの総責任者となる個人情報保護管理者のもと、各部門より個人情報保護管理(以下、「PMS(Personal information protection Management Systems)」という。)運営メンバーを選任し、個人情報の管理体制を整備しています。

■個人情報の取得、利用
当社は、個人情報の取得または利用においては利用目的を明確にするとともに法令を遵守して行います。また法令に定める特別の場合を除いて、ご本人の同意なく利用目的の範囲を超えて利用しません。

■個人情報の利用目的
当社は、保有する個人情報の利用にあたっては、以下のとおり利用目的を定め、法令により認められる場合を除き、その範囲内で個人情報を取り扱います。なお、すべての保有個人データ(開示対象個人情報)の利用目的も以下のとおりです。なお、以下の記載にかかわらず、法令その他の規範に基づく届出または報告を行うため、または、当社の事業を遂行する上で必要な範囲で当社からのアンケート、通知その他の連絡を行うために。保有する個人情報を利用することがあります。また、これらの個人情報の取り扱いを第三者に委託することがあります。

1)当社が提供するサービス(カルテZERO、カルテFRM、カルテスキャン、診察予約ZERO、およびそれらに付随するサービス)利用者に関する個人情報の利用目的
・当該サービスの利用情報の提供やサービス利用に付随する連絡
・問い合わせ対応、管理
・サービス改善
・当社が提供するその他のサービスに関する情報提供、イベント案内
・電子カルテ開発における調査・研究
・前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供
当社は、不特定の複数人の情報から共通要素に係る項目を抽出して同じ分類ごとに集計して得られるデータであり、集団の傾向又は性質などを数量的に把握して整理した資料化したもの(以下「統計資料」といいます。)を作成し、当社サービスのために利用することがあります。また、統計資料を第三者に開示することがあります。

2)カルテZERO利用者を対象としたドクター専用コミュニティサイト利用者に関する個人情報の利用目的
・当該サイトの会員情報および利用者への連絡
・当社が提供するその他のサービスに関する情報提供
・前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供

3)広報関連窓口、総合窓口、および対外的窓口である当社の役員・従業員(派遣社員を含む)、当社のメールやホームページからの問い合わせなどのアクセスを行った方々に関する個人情報の利用目的
・お問い合わせ・ご連絡内容の検討・調査および対応
・アクセスに付随する情報および履歴の管理
・当社サービスのご案内
・前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供

4)当社取引先、連携企業に関する個人情報の利用目的
・連絡・商談・打ち合わせ・契約の履行・お問い合わせやご依頼の対応
・現地サポートを希望するカルテZERO利用者への連絡
・法令その他の規範に基づく届出・報告
・前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供

5)採用応募者の方々に関する個人情報および人材データ提供サービスを通じて入手した個人情報の利用目的
・採用の検討、決定および連絡

6)役員、従業員(過去に役員、従業員であった者を含む)またはそれらの家族の方の個人情報の利用目的
・当社における人員の適正配置その他の人事管理、給与支払いその他の労務管理
・福利厚生、安全衛生管理
・教育、研修

■ 匿名情報の取り扱いについて
当社サービスを利用した際に、お客様に関する匿名情報(IPアドレス、機能の利用状況、利用時間等の情報)がWebサーバに自動的に記録されます。この情報は以下のような目的のために利用されます。
・サーバで発生した問題の原因を突き止め、解決するため
・不正アクセスの有無を監視するため
・当社サービスの改善および開発のため
お客様が当社に個人を特定できるような情報を提供しない限り、この情報のみを使用して当社がお客様個人を特定することはできません。

■ 個人情報の共同利用について
当社は利用目的の達成に必要な範囲内において、当社が保有する個人データを下記の通り共同利用させていただく場合があります。なお、共同利用の取り扱いにつきまして見直しを行う場合には、あらかじめその内容を公表します。
[共同利用する個人データの項目]
・当社従業員の氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、口座情報、労務情報
[共同利用者の範囲]
・Kイメージングシステム株式会社(代表取締役社長:児濱大)
[共同利用における利用目的]
・当社従業員の人事労務管理に関わる諸手続を行うため
[管理について責任を有する者]
・きりんカルテシステム株式会社

■ 個人情報の第三者提供について
当社は、お客様の個人情報については、個人情報保護法その他の法令に基づき開示が認められる場合を除くほか、あらかじめお客様の同意を得ないで、第三者に提供しません。ただし、以下の場合は、お客様の同意なくお客様の個人情報を提供することがあります。
・当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合
・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることによってその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあると当社が判断した場合
・裁判所、検察庁、警察、弁護士会またはこれらに準じた権限を有する機関から、お客様の個人情報についての開示を求められた場合
・合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

■個人情報の安全管理
当社は、役員、従業員、その他、個人情報の取り扱いに関わるすべての従業者に、個人情報保護を含む情報セキュリティ教育を実施し、個人情報保護の重要性を周知するとともに、機密保持製客所の提出を義務付けています。また取得した個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ、これらの定期的点検を行います。

■個人情報の取り扱いの委託
当社は、機密保持契約を交わしたうえで、業務の一部を委託業者に委託することがあります。委託業者は、委託業務を遂行するために必要な個人情報に接し、これを利用しますが、その業務以外の目的で利用することはありません。
委託に際しては、個人情報の保護水準が、当社が設定する安全対策基準を満たす事業者を選定し、適切な管理、監督を行います。


■■■[保有個人データに関する周知事項]■■■

当社が取得・利用している開示対象個人情報(保有個人データ)に関し、JIS Q 15001:2017 A.3.4.4.3項(個人情報保護法第24条)に規定されている周知事項は、次の通りです。
なお、当社サービス利用に伴い登録された診療情報については開示対象個人情報に該当しません。診療情報については各サービス利用機関(クリニック)へお問い合わせください。

■個人情報取扱事業者の名称
きりんカルテシステム株式会社

■個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属および連絡先
後述の「個人情報保護に関するお問い合わせ先」をご確認ください。

■すべての保有個人データの利用目的
上記「個人情報の利用目的」に同じ。

■保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
後述の「個人情報保護に関するお問い合わせ先」に「苦情の申出」の旨ご連絡ください。

■ 個人情報の開示に関して
<請求いただける内容>
当社では、個人情報保護法に基づき、当社が保有する個人情報に関して、お客様ご本人またはその代理人からの次のご請求(以下総称して「開示等の求め」といいます)を受け付けいたします。
・「利用目的の通知」の請求(法第24条第2項に基づく請求)
・「開示」の請求(法第25条第1項に基づく請求)
・「内容の訂正又は追加」の請求(法第26条第1項に基づく請求)
・「利用の停止又は消去」の請求(法第27条第1項及び第2項に基づく請求)
・「第三者への提供の停止」の請求(法第27条第2項に基づく請求)

■保有個人データの開示等手続について
<「開示等の求め」の申出先>
「開示等の求め」の手続きを行われる方は、下記のお問い合わせ先より「個人情報の開示等に関する問い合わせ」を行ってください。折り返し当社PMS運営窓口(または個人情報保護管理者)よりご連絡差し上げます。

<「開示等の求め」に対する回答方法>
請求された方の請求書記載住所宛に書面にてご回答申し上げます。なお、回答書は、請求の受付から1か月以内を目処に発送いたしますが、事情により遅れることがございますので、予めご了承ください。

<「開示等の求め」に関して取得した個人情報の「利用目的」>
「開示等の求め」にともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内において取り扱うものとさせて頂きます。提出頂いた書類は、その回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させて頂きます。

<「開示等の求め」に応じられない事由について>
次に定める場合は、「開示等の求め」に応じられない場合があります。「開示等」の求めに応じられない場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、この場合についても手数料の返還はいたしかねます。
・ご本人または代理人の本人確認ができない場合
・代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
・所定の請求書類に不備があった場合
・開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することになる場合
・開示対象個人情報に関する「利用目的の通知」の請求について、当社が公表している利用目的(上記「個人情報の利用目的」)により、ご本人様が識別される開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合
・開示対象個人情報に関する「内容の訂正、追加又は削除」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される開示対象個人情報の内容が事実でないという理由によってなされたものでない場合、又は2)「内容の訂正、追加又は削除」に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
・開示対象個人情報に関する「利用の停止又は消去」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される開示対象個人情報が法第16条の規定に違反して取り扱われているという理由若しくは法第17条の規定に違反して取得されたものであるという理由によってなされたものでない場合、2)請求に理由があることが判明しない場合、又は3)開示対象個人情報の「利用の停止又は消去」に多額の費用を要する場合その他の利用停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
・開示対象個人情報に関する「第三者への提供の停止」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される開示対象個人情報が法第23条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によってなされたものでない場合、2)請求に理由があることが判明しない場合、又は3)開示対象個人情報の「第三者への提供の停止」に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合

■当社が所属する「認定個人情報保護団体」
当社は、認定個人情報保護団体の会員です。同団体では会員の個人情報の取り扱いについてのお問い合わせや苦情をお受けしています。
<認定個人情報保護団体名>
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
<苦情解決の申出先>
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号:03-5860-7565 フリーダイヤル:0120-700-779
※認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関のこと。
【当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。】


■■■[個人情報保護に関するお問い合わせ先]■■■
個人情報についての問い合わせ、苦情の申出、開示請求などすべて下記までお問い合わせください。

〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前4-2-20博多駅前C-9ビル7F
MAIL:pms@xirapha.jp FAX:092-409-8660

きりんカルテシステム株式会社 PMS運営
個人情報保護管理者 井上 満
※PMS:Personal information protection Management Systems.(個人情報保護管理システム)


制定:2016年2月24日
改定:2017年7月1日
   2018年10月1日
最終改定:2019年4月15日
きりんカルテシステム株式会社 代表取締役社長 山口太一


  

■■■[個人情報保護方針]■■■

▸個人情報保護方針